Sistema hotelero · familia 57 · v2
El hotel,en vivo.
Toda la operación en el celular, el dinero que no se descuadra y un hotel que se conecta, crece y cumple la ley sin perseguirla.
Propuesta de producto · maqueta navegable con datos de ejemplo de hoteles ficticios
En esta presentación
Seis razones, una por capítulo
01
La operación, en el celular Recepción, pisos y mantenimiento ven lo mismo, en vivo, aunque se caiga la señal.
02
El dinero no se descuadra Intente romperlo: la base de datos dice que no. Cada número se abre hasta su origen.
03
Conectado sin pedir permiso API abierta, el huésped se atiende solo y Aluhotel es parte de una familia.
04
Crece y cumple Una cadena en tres países, la ley al día y sus datos siempre suyos.
05
Vende y decide mejor El precio explicado, el revenue que enseña, grupos, eventos y gerencia.
06
Por qué confiar Lo mejor de Zeus y de Opera, los cimientos y la evidencia detrás de todo.
Cada lámina dice de qué flujo o decisión sale y en qué etapa se construye.
Un día en el hotel
De las 6:40 al cierre
01
Capítulo uno
La operación, en el celular Cada persona ve su trabajo. Lo que hace una, lo ven las demás al instante. Y si se cae la señal, el trabajo sigue.
1 Un trabajo, una pantallaen computador, tableta y celular
2 Recepción, rack y check-inlo que pide atención, primero
3 En vivo y sin señalpisos y recepción sincronizados
4 Housekeeping y mantenimientocon evidencia, no con papelitos
Etapa 1
Un sistema, muchos trabajos
Cada persona ve su trabajo
Recepción Lo que pide atención, primero
REC-046 · REC-005 Reservas El precio explicado noche por noche
RES-006 · REV-016 Pisos Limpiar, inspeccionar y liberar desde el celular
HKM-013 · HKM-003 Caja y factura Cada factura con su camino a la vista
FIN-052 · FIN-060 Auditoría nocturna Un cierre que se retoma y no duplica
SDD-003 · FIN-072 Oficina central Varios hoteles, cada uno en su moneda
PLA-002 · DP23
Etapa 1
Responsive de verdad
La misma pantalla, tres dispositivos
Computador menú completo, que se esconde a íconos
Tableta menú en íconos
Celular barra inferior y «Más»
Etapa 1
Recepción
Lo que pide atención, primero
Qué requiere atención · lo que pasa, en vivo · quién llega y si su habitación está lista
Pruébala: el botón de arriba a la izquierda esconde el menú . ⌘K busca.
Sale de REC-046 · REC-001 · REC-005 · HKM-006 · DP19
Etapa 1
Recepción · reservas
Quince días del hotel de un vistazo
Cada estancia, una barra En casa, llega hoy, confirmada, grupo o tentativa. Al tocarla, su detalle a un lado.
Lo que no se vende, rayado Fuera de servicio y fuera de orden, cada uno con su motivo.
La noche completa abajo Ocupación del hotel por noche. El lunes festivo se marca.
Sale de REC-047 · RES-001 · HKM-018 · DP48
Etapa 1
Llegada
El huésped llega con todo hecho
Pre-check-in en su celular Datos, documento, firma y quién paga. Con un enlace de un solo uso.
En el lobby, una tableta Solo falta confirmar que es ella. La TRA se crea al confirmar.
Una mejora con reglas La oferta y su monto salen de reglas del hotel, no de la memoria del recepcionista.
Llave en tarjeta o en el celular Existe solo cuando la cerradura la confirma.
Recepción, en la tableta confirma y entrega la llave
Laura, en su celular antes de llegar
Sale de REC-007 · REC-009 · REC-044 · REC-019 · REV-010 · PLA-050 · FIN-051
Etapa 1
Tiempo real
Lo que una persona hace, todos lo ven
Toca Terminé la 304 en el celular de Luz. Después, Liberar 304 en el de Marta. Recepción lo ve sin recargar.
Luz, camarera
Marta, supervisora
1 Luz terminó la 304 Pasa a «por inspeccionar»
2 Marta la liberó Recepción la ve lista
3 Mariana entra «Entrada rápida» en Hoy
Empezar de nuevo
Etapa 1
Cuando se cae la red
Sin señal, el trabajo sigue
En los pisos la señal se cae. La camarera sigue marcando y el teléfono guarda lo que hizo.
Arriba dice cómo está la conexión Si hay señal, cuántos cambios esperan en el teléfono y la hora de la última sincronización.
Las tareas se guardan y se envían solas «Terminé», «no molestar» o «no servida» viajan cuando vuelve la señal, en orden y sin duplicarse.
Lo delicado espera al servidor Un cobro, una asignación final o liberar una habitación de mantenimiento no se hacen sin conexión. La base lo rechaza si llega de la cola.
Y si se cae todo el hotel Recepción sigue con los informes de contingencia y, al volver, se concilia con la hora real. Zeus tiene contingencia solo para la factura.
Devolver la señal Primero toca «Terminé la 304» en el celular.
Sale de HKM-035 · HKM-013 · PLA-054 · SDD-004 · SDD-005 regla 21
Etapa 1
Housekeeping
El ama de llaves ve todo el hotel
Mapa en vivo por piso Cada habitación con su estado, la cola, el grupo y el no molestar. Cambia sola cuando alguien marca en el celular.
Planillas que se arman solas Por créditos y por piso. Si una hoja se pasa, se ve en ámbar; mover una habitación avisa a las dos camareras.
La semana antes de que llegue Carga por día contra el equipo programado. Los días cortos de personal se ven con tiempo.
Sale de HKM-001 · HKM-004 · HKM-006 · HKM-011 · HKM-012 · HKM-034
Etapa 1
Jaime, técnico
Marta, supervisora
Mantenimiento
Órdenes con evidencia, no con papelitos
Nace del piso, con foto La camarera reporta desde su celular. Al técnico le llega con prioridad y vencimiento.
Si nadie la acepta, sube Al vencer, el aviso escala al jefe. Aceptarla lo detiene.
La habitación no se libera sola Al completar la orden, Aluhotel propone devolverla a la venta como sucia. Alguien lo confirma.
Pruébalo: en el celular de Jaime, completa la orden 87 y devuelve la 312. Mira el de Marta.
Sale de HKM-021 · HKM-022 · HKM-019 · HKM-020 · HKM-039
02
Capítulo dos
El dinero no se descuadra Las reglas no viven en la pantalla: viven en la base de datos. Aunque el programa se equivoque, la base dice que no.
1 Intente romperloseis intentos, seis rechazos
2 Cuenta, caja y cierrecada cargo dice de dónde vino
3 De dónde sale cada númerodel indicador hasta la noche
4 Quién hizo quéuna bitácora que no se edita
Etapa 1 · está en el modelo de datos
La base de datos
Intente romperlo. La base dice que no.
Toque un intento de la izquierda.
Son 174 reglas como estas , cada una con su mecanismo en la base: candados, restricciones, cruces que no se permiten y una huella encadenada en el dinero.
Sale de SDD-005 §5 · reglas 1, 3, 7, 11, 18 y 20 · anexos A, B y C
Etapa 1
Cuentas y caja
Cada cargo dice de dónde vino
Varios pagadores La agencia paga noches; la huésped, sus consumos. Cada uno con su saldo.
Origen a la vista POS, API del spa, celular de pisos o el cierre del día. Quién, desde dónde y por qué.
Nada se borra Un error se corrige con un ajuste aprobado, con su motivo.
Sale de FIN-006 · FIN-007 · FIN-008 · FIN-009 · FIN-020 · DP47
Etapa 1
Caja y arqueo
Contar sin ver lo esperado
Cuatro cifras que no se confunden Venta del turno, cobrado por medio, efectivo en el cajón y deuda pendiente.
Conteo ciego de verdad El esperado se oculta también en el servidor hasta guardar el conteo. Dólares en dólares.
La diferencia tiene nombre Faltante o sobrante con responsable. Nunca se inventa un cobro para cuadrar.
Sale de SDD-002 · FIN-027 · FIN-029 · FIN-030 · reglas CAJ-001 a CAJ-012
Etapa 1
Auditoría nocturna
La noche se cierra sola, o frena y avisa
El celular de la gerente 6:40 de la mañana
Sale de SDD-003 · FIN-042 · FIN-072 · FIN-045 · FIN-067 · FIN-073 · DP49
Etapa 1
Gerencia · cifras
Cada número se abre hasta su origen
Del indicador a la noche La tarifa promedio se abre en segmentos, en noches y en la noche de Laura, con su precio y su historia.
Una sola explicación La pantalla, el correo de confirmación y el informe la toman del servidor. No hay dos versiones.
Un día certificado cuadra La estadística del día solo se certifica si cuadra con el diario.
Pruébalo: toque Abrir este número y siga el camino.
Sale de REV-016 · REV-031 · REV-034 · DP51 · regla TAR-001
Etapa 1
Bitácora
Quién hizo qué, y lo que no se dejó
Una sola bitácora Antes y después, quién, desde qué equipo y por qué. Solo se escribe; nadie la edita.
Los intentos también Lo que la base rechazó queda con su regla. Sirve para enseñar y para auditar.
Exportar con huella Para un expediente, con la marca de que nadie lo tocó.
Sale de PLA-015 · PLA-014 · SDD-005 §5 · SEG-004 · SEG-006
03
Capítulo tres
Conectado sin pedir permiso El hotel autoriza a sus proveedores. Aluhotel no los certifica ni los cobra aparte. Y el huésped puede atenderse solo.
1 El mapa de conexioneslos mensajes viajan en vivo
2 La API abiertallave, alcances y topes
3 El huésped se atiende solocelular, kiosco y salida
4 Parte de una familiacontabilidad, POS y factura
Etapa 1 la API · Etapa 2 canales y POS
Conexiones
Todo habla con todo, en vivo
Sale de PLA-021 a PLA-035 · PLA-050 · FIN-047 · FIN-052 · REV-028 · DP20
Etapa 1
API abierta
El hotel autoriza, Aluhotel no certifica
Llave propia, alcance mínimo Cada tercero puede solo lo que el hotel marcó, con topes por cargo y por día. Ver tarjetas no existe como permiso.
Nunca dos veces Una reserva o un cargo que llega repetido devuelve el mismo resultado.
Eventos firmados Si un sistema no responde, se reintenta y se puede reenviar. Nada se pierde.
Pruébalo: Nueva conexión y después Reenviar en el CRM.
Sale de PLA-022 · PLA-023 · PLA-024 · PLA-025 · PLA-026 · PLA-048
Etapa 1 el pre-check-in · Etapa 2 el kiosco
El huésped
Llega tarde y entra sin esperar a nadie
Antes de llegar pre-check-in en su celular
23:40, en el lobby el kiosco revisa y entrega la llave
En el hotel llave, cuenta y pedidos
Sin respuesta es no Los permisos para promociones vienen apagados. La foto del documento no se guarda.
Cuatro revisiones Pre-check-in, garantía, habitación lista y documento igual al declarado. Si algo falla, no hay llave.
El kiosco viene apagado Cada hotel decide si lo enciende. La guardia recibe el aviso al instante.
Sale de REC-044 · REC-045 · REC-049 · CRM-016 · DP27 · DP65 · DP66
Etapa 1 contabilidad y factura · Etapa 2 POS e inventario
Familia 57
No es un programa suelto: es una familia
conta57 Recibe cada documento del hotel con su acuse. Nada se vuelve a digitar en contabilidad. Contabilidad
edocs y Matias La misma ruta de factura electrónica que ya usa el POS de la familia. Factura electrónica
POS de la familia Carga el consumo a la habitación con su clave. El catálogo de productos es del POS. Restaurantes y bares
inventory57 Inventario y compras del hotel, integrados, sin duplicarlos en el PMS. Inventario
Un mismo estilo Las mismas piezas de pantalla, los mismos colores y el mismo tiempo real en toda la familia.
Un mismo contrato Cada producto hace lo suyo y se habla con los demás por contrato, sin copiar datos.
Menos proveedores El hotel no tiene que juntar cinco sistemas de cinco empresas.
Sale de FIN-047 · PLA-024 · DP22 · DP28 · DP30 · Plan de producto D-01 a D-04
04
Capítulo cuatro
Crece y cumple El mismo sistema sirve a un hotel de 15 habitaciones y a una cadena en tres países. La ley se cumple sola y los datos siempre son del hotel.
1 Oficina centralvarios hoteles, una mirada
2 Tres países, la misma reglaColombia, Panamá y Costa Rica
3 La ley sin perseguirlaTRA, SIRE y datos personales
4 Sus datos son suyosllegar, practicar y llevárselos
Etapas 2 y 3
Cadena
Cuatro hoteles, tres países, una mirada
El mismo producto Para un hotel suelto o una cadena. Cada persona ve los hoteles que tiene asignados.
El dinero no se mezcla Cada hotel cobra, factura y cierra por su cuenta, en su moneda legal.
Una plantilla que se hereda Lo corporativo se aplica a todos; lo local lo ajusta cada hotel, y se ve antes de aplicar.
Pruébalo: toque Piloto Tamarindo para ver por qué su cierre frenó.
Sale de PLA-002 · PLA-007 · DP23 · DP25 · DP47 · DP58 · DP64
Colombia en la etapa 1 · Panamá y Costa Rica en la 3
Fiscal por país
Tres países, la misma regla
Colombia Ruta probada por el POS
Factura en Pesos colombianos Hospedaje IVA 19 % Camino edocs → Matias → DIAN Reportes TRA para todos · SIRE extranjeros Panamá Perfil en estructura
Factura en Dólares (balboa a la par) Hospedaje ITBMS 10 % Camino edocs → PAC por elegir → DGI Reportes Registro de huéspedes exportable Costa Rica Perfil en estructura
Factura en Colones Hospedaje IVA 13 % Camino edocs → proveedor por elegir → Hacienda Reportes Registro a disposición de Migración
Un país nuevo es configuración, no programa. Mientras su perfil no esté habilitado con sus casos de prueba, no emite nada : falla cerrado.
Sale de FIN-052 · FIN-060 · FIN-063 · DP22 · DP35 · DP42 · DP47 · DP58 · FISCAL_Y_MONEDAS §7
Etapa 1
Cumplimiento
La ley se cumple sin perseguirla
Nace en el check-in La TRA de cada persona, titular y acompañantes. El SIRE de cada extranjero, con entrada y salida.
Con acuse o con pendiente Un rechazo vuelve a recepción con el dato que falta. Lo pendiente sale en el cierre del día.
Datos personales cuidados Documento enmascarado, tarjetas solo con token y permisos con historia.
Pruébalo: Completar la TRA de Martín. El cierre del día lo ve.
Sale de PLA-050 · PLA-051 · PLA-053 · CRM-016 · PLA-016 · DP50 · Ley 2068 de 2020
Etapa 1
Sus datos
Llegar es fácil. Irse también.
Desde Zeus u Opera Se lee una copia, nunca el sistema vivo. Lo que no cuadra no pasa a producción.
Un hotel para practicar Con conectores simulados: nada llega a la DIAN ni a las cerraduras.
Todo, cuando quiera El paquete completo en formatos abiertos. Al terminar el contrato, 90 días en solo lectura y después se borra.
Sale de PLA-043 · PLA-044 · PLA-055 · DP31 · DP67 · Plan de producto D-10
05
Capítulo cinco
Vende y decide mejor El precio se explica solo, el revenue recomienda con su porqué y la gerente ve el día entendido en su celular.
1 El precio, explicadonoche por noche
2 El calendario del revenueprecio, restricciones y ocupación
3 Grupos y eventossin papeles sueltos
4 Gerenciael día entendido en el celular
Etapa 1
Reservas
El precio, explicado
Nada se esconde Cada casilla cerrada dice por qué y qué hacer: agotada, mínimo de noches, fuera del convenio.
Noche por noche Base, temporada, convenio, neto e IVA. El total cuadra con la suma.
Lo calcula el servidor Recepción, web, canales y API ven el mismo número.
Sale de RES-006 · RES-001 · REV-016 · RES-004 · DP19
Etapa 1 lo básico · Etapa 2 las recomendaciones
Tarifas y revenue
El calendario es el centro del revenue
Precio, restricciones y ocupación El mismo calendario con tres vistas. Cada día guarda de dónde salió su precio.
Recomendar no es aplicar Cada propuesta dice qué, por qué, cuánto y con qué confianza. Una persona la acepta.
Un pronóstico que mide su error Primero lo simple y medido; lo complejo solo con su prueba hacia atrás.
Sale de REV-004 · REV-011 · REV-015 · REV-017 · REV-022 · REV-023 · REV-032
Etapa 2
Grupos y eventos
Grupos y eventos sin papeles sueltos
El bloque deduce cuando es definitivo Consulta y tentativo no toman inventario. El corte libera lo que no se recogió.
La orden de servicio se confirma Cada departamento recibe sus líneas y confirma con un toque.
Quién paga qué, en palabras Hospedaje y salón a la asociación, la barra al patrocinador hasta su tope, los extras a cada asistente.
Sale de RES-026 · RES-027 · RES-028 · EVT-003 · EVT-015 · EVT-041 · EVT-042 · EVT-044
Etapa 1
Gerencia
El día entendido, en el celular
Aprobar desde el celular Camila lo ve al instante en Hoy
Sale de REV-034 · REV-032 · REV-011 · PLA-014 · REC-033 · DP51
06
Capítulo seis
Por qué confiar Estudiamos a fondo los dos sistemas que el mercado conoce. Tomamos lo mejor de cada uno y dejamos escrito por qué.
1 A su gustola paleta de cada persona
2 Lo mejor de Zeus y de Operasin sus límites
3 Los cimientos268 tablas y 174 reglas
4 Construido con evidencia434 flujos y lo que sigue
Etapa 1
Apariencia
Cada quien trabaja con sus colores
El hotel elige la paleta de entrada. Cada persona elige la suya, el modo y el menú. Toca y mira las pantallas.
Paleta
Modo
Claro Oscuro Como el equipo
Menú lateral
Los colores de estado no cambian con la paleta: verde es listo, ámbar es aviso y rojo es problema.
Sale de Plan de producto D-05 · paletas de School57 · revisión de la familia 57
Lo que encontramos al estudiarlos por dentro
Lo mejor de Zeus y de Opera, sin sus límites
Tema Zeus Opera Aluhotel
Lo que se toma La exactitud del dinero y los frenos del cierre La amplitud, las tarifas parametrizables y la conectividad Las dos cosas, en un solo sistemaDP16 a DP22 Conectar un tercero Guarda el usuario y la clave del tercero en texto Licencia por interfaz y vendedor certificado El hotel autoriza: llave con huella, alcances y topesPLA-022 Documento fiscal Un procedimiento parchado por cada país En el hotel estudiado la factura está apagada, y su tabla de impuestos de la cuenta se puede editar y borrar Perfil por país y un documento que la base no deja tocarFIN-052 · FIN-061 · FIN-063 Reporte a la autoridad La TRA sale solo cuando se va el titular Cola por huésped, apagada en el hotel estudiado Desde el check-in, para todos, con acuse y pendientes en el cierrePLA-037 · PLA-050 · PLA-051 Bitácora Tres bitácoras paralelas No registra los cambios del precio de cada día Una sola, solo inserción, con antes y despuésPLA-015 Vigilar la API Petición y respuesta en una tabla de texto, sin tiempos Resumen por hora y un detalle que se puede vaciar cada mes Registro por conexión, con tiempos, umbrales y datos sensibles ocultosPLA-048 Cierre sin auditor Cierra solo con un trabajo programado de la base — Frena ante lo grave y avisa a la gerenteFIN-072 Contingencia Solo para la factura — Toda la operación del día, con conciliación al volverPLA-054
«—»: no lo documentamos. Lo de Zeus y Opera sale de leer su base, sus procedimientos y sus manuales, no de folletos.
Diseñado · sin código todavía
El modelo de datos
Los cimientos van primero
0 Catálogo de la plataforma Países, monedas, impuestos y códigos oficiales. Lo publica Aluhotel; los hoteles lo leen.
1 El cliente Un hotel suelto o una cadena. Sus usuarios y lo que comparte entre sus hoteles.
2 El hotel Habitaciones, tarifas, reservas, estancias, cuentas, caja y cierre. Cada fila sabe de qué hotel es.
268 tablas diseñadas, sin repetidas
174 reglas que hace cumplir la base
426 de los 434 flujos atendidos
366 citas a las fuentes, verificadas
Lo que pasó no se pisa Una corrección es un movimiento nuevo con su motivo.
Lo rápido se puede reconstruir Saldos y disponibilidad salen de los hechos; si no cuadran, ganan los hechos.
Sale de SDD-005 y sus anexos A a D · DP52 a DP67
Lo que hay detrás
Nada de esto es inventado
0 flujos de la operación, cada uno con pasos, excepciones y su fuente
0 informes catalogados, con su definición
0 decisiones registradas, con su motivo
0 noches reales de 25 hoteles para validar la ocupación
Los 434 flujos · encendidos, los que tienen versión en el celular
Opera 1.446 permisos, 1.901 parámetros y 7.358 temas del manual, contra los que se mide que no falte nada.
Zeus Sus 13 módulos, sus procedimientos y 14 manuales, para la exactitud del dinero.
El mercado y la ley 132 puntos que todo sistema hotelero debe cubrir y 24 obligaciones legales de tres países.
Siguiente
De la maqueta al sistema
Hecho Los cimientos en papel 434 flujos y 71 decisiones El modelo de datos, aprobado: 268 tablas y 174 reglas, cada una con su prueba escrita Esta maqueta: 26 pantallas vivas Antes del código Estar preparados La escala del dinero, con el contador Plazos y permisos, con el abogado Un día real de un hotel, ensayado en una copia Etapa 1 Un día completo Reserva, check-in, cargos, salida, caja y cierre Factura de Colombia, TRA y SIRE Revenue del día y tareas en el celular Etapas 2 y 3 Red comercial y escala Channel manager, grupos, cartera y POS Revenue completo y kiosco Varios hoteles y países
Sin fechas inventadas: cada etapa se dimensiona al cerrar su fuente, su alcance y su contrato.
Véalo con un día de su hotel.